Projektbriefing für das erste Gespräch

Ein erstes Gespräch mit einer Agentur kann auf zwei Arten enden. Entweder Sie gehen mit einer vagen Einschätzung hinaus, oder Sie haben danach eine klare Vorstellung von Umfang, Vorgehen und nächsten Schritten. Den Unterschied macht vor allem, was Sie mitbringen. Ein Lastenheft brauchen Sie dafür nicht. Sieben Punkte genügen.

Ziele und Nutzer

Ziele: was sich ändern soll

Beschreiben Sie das Ergebnis und nicht die Lösung. „Wir brauchen eine App“ ist eine Lösung. „Unser Außendienst soll Aufträge vor Ort erfassen, statt sie abends nachzutragen“ ist ein Ziel. Aus einem Ziel lassen sich Anforderungen ableiten und Alternativen prüfen. Halten Sie außerdem fest, woran Sie den Erfolg messen wollen, zum Beispiel an weniger Rückfragen oder kürzeren Bearbeitungszeiten.

Gibt es mehrere Ziele, bringen Sie sie in eine Reihenfolge. Im Projekt werden Ziele miteinander konkurrieren, und dann zählt, welches Vorrang hat.

Nutzer: für wen das Produkt gedacht ist

Benennen Sie die wichtigsten Nutzergruppen und ihre Situation. Wichtig ist, ob sie am Schreibtisch oder unterwegs arbeiten, täglich oder einmal im Quartal, freiwillig oder auf Vorgabe des Arbeitgebers. Zwei oder drei typische Aufgaben pro Gruppe genügen. Wenn Sie Zugang zu echten Nutzern haben, sagen Sie das. Interviews und Tests mit der Zielgruppe verbessern jedes Konzept.

Bestehende Systeme und Inhalte

Kaum ein Projekt beginnt auf der grünen Wiese. Bringen Sie eine Liste der Systeme mit, die betroffen sind:

Welche Software ist im Einsatz, zum Beispiel CRM, ERP, Shop oder Buchhaltung?
Welche davon muss angebunden werden, und gibt es dafür Schnittstellen und Dokumentation?
Wo liegen die Daten, wem gehören sie, und in welchem Zustand sind sie?
Gibt es Vorgaben der IT, etwa zu Hosting, Anmeldung oder Datenschutz?

Ein Screenshot oder ein Export aus dem bestehenden System sagt oft mehr als eine Beschreibung. Bringen Sie Beispiele mit, auch von Abläufen, die heute auf Papier oder in Tabellen stattfinden.

Genauso wichtig sind die Inhalte. Klären Sie, welche Texte, Bilder und Produktdaten vorhanden sind, wer fehlende Inhalte erstellt und in welchen Sprachen sie erscheinen. Fehlende Inhalte halten einen Launch ebenso auf wie fehlender Code.

Termine und Entscheider

Termine und finanzieller Rahmen

Nennen Sie feste Termine und ihren Grund, etwa eine Messe oder einen auslaufenden Vertrag. Ein Termin mit Begründung hilft bei der Priorisierung, weil klar wird, was an diesem Tag fertig sein muss und was folgen kann. Sprechen Sie auch offen über den finanziellen Rahmen. Eine Größenordnung genügt, damit ein Vorschlag entsteht, der zu Ihren Möglichkeiten passt.

Wer entscheidet

Projekte stocken, wenn unklar ist, wer entscheidet. Legen Sie vor dem Gespräch fest, wer Entwürfe und Zwischenstände freigibt, wer im Alltag Fragen beantwortet und wer einbezogen werden muss, bevor etwas live geht. Dazu zählen oft IT, Datenschutz, Rechtsabteilung oder Arbeitnehmervertretung. Eine feste Ansprechperson mit Entscheidungsbefugnis und Zeit für das Projekt ist mehr wert als jedes Dokument.

Betrieb nach dem Launch

Mit dem Launch beginnt die längste Phase des Projekts. Überlegen Sie vorab, wer Inhalte pflegt, wer Updates einspielt und das System überwacht, und ob Ihr Team das Produkt weiterentwickeln soll. Die Antworten beeinflussen die Wahl der Technologie und den Umfang der Dokumentation.

Legen Sie außerdem fest, wie schnell jemand reagieren muss, wenn das System ausfällt. Ein internes Werkzeug verträgt eine andere Antwort als ein Shop. Fragen Sie im Gespräch auch, wem der Quellcode gehört und wie eine Übergabe an Ihr Team aussähe.

Was Sie nicht vorbereiten müssen

Eine fertige Funktionsliste, Entwürfe oder eine Technologieentscheidung brauchen Sie nicht. Das entsteht gemeinsam in Analyse und Konzept. Offene Punkte dürfen offen bleiben, solange Sie sie benennen. „Das wissen wir noch nicht“ ist eine nützliche Auskunft.

Zwei Seiten Stichpunkte reichen aus. Schicken Sie sie vorab, dann beginnt das Gespräch mit Rückfragen statt mit einer Bestandsaufnahme.

Mit diesen sieben Punkten wird aus dem ersten Gespräch ein Arbeitstermin. Bei CodePulse beginnt jedes Projekt mit einer Analyse von Zielen, Nutzern und Systemen. Darauf bauen das UI/UX-Design und, wo Systeme zu verbinden sind, die Software-Integration auf.